Порядок оформлення і видачі посвідчення закордонного українця регулюється Законом України «Про закордонних українців»; постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 р. №1531 «Про затвердження Порядку оформлення і видачі посвідчення закордонного українця»; постановою Кабінету Міністрів України від 10 серпня 2004 р. №1024 «Про утворення Національної комісії з питань закордонних українців».
Відповідно до статті 3 Закону України «Про закордонних українців», іноземці та особи без громадянства, які мають українське етнічне походження або походження з України, досягли 16-річного віку та не є громадянами України, мають право отримати статус закордонного українця.
Відповідно до пункту 3 Порядку оформлення і видачі посвідчення закордонного українця, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2004 р. №1531 (зі змінами), особа, яка виявила бажання набути статусу закордонного українця, подає письмову Заяву за формою, згідно з додатком, МЗС або представництву МЗС на території України, за кордоном – закордонній дипломатичній установі України.
До Заяви про надання статусу закордонного українця додаються:
До документів може додаватися характеристика-клопотання громадської організації закордонних українців, членом якої є заявник, а також письмові свідчення громадян України або закордонних українців (не менш як трьох осіб), які підтверджують українське етнічне походження або походження з України заявника, а також характеристика-клопотання громадської організації закордонних українців, членом якої є заявник.
Відповідно до пункту 5 Порядку оформлення і видачі посвідчення закордонного українця, за оформлення посвідчення справляється плата у валюті країни перебування заявника у розмірі, еквівалентному 10 доларам США.